STOCKFarmacia

Índice de contenidos

• Conectar con Farmatic
• Configuración de Almacenes
• Carteras
• Tarifas
• Peticiones Automáticas
• Peticiones Manuales
• Revisión de Stock
• Historial de Stock
• Listas
• Productos Recurrentes
• Pedidos
• Recepciones
• Notificaciones

Conectar con Farmatic

Para obtener todos los beneficios y optimizar la gestión completa de pedidos, se recomienda conectarla a tu sistema Farmatic. Sigue estos pasos:

• Asegúrate de que en la carpeta 'Ventas' de Farmatic, todas las referencias con 'Motivo' -> 'Reentrada desde recepción' deseas que se intenten pedir. De lo contrario, elimínalas, cámbialas a otra cartera o modifica el 'Motivo'.
• Utiliza un equipo que esté en la red de Farmatic, con sistema operativo Windows y que siempre esté encendido (preferiblemente en el servidor).
• Asegúrate de que el NIF que está asociado en Farmatic es el mismo que usaste para registrarte en stockfarmacia.com. De lo contrario, puedes modificarlo desde el menú 'Mi Perfil'.
• Entra en 'Cartera Automática' y pulsa en el botón 'Vincular con Farmatic' para permitir la vinculación durante los próximos 30 minutos.
• Descarga el programa desde el siguiente enlace y sigue los pasos de la instalación. Si el equipo no tiene permiso para instalarlo, extrae en C:\ el contenido de este archivo comprimido.
• Si el proceso indica que se ha instalado correctamente, puedes acceder a stockfarmacia.com para comprobar que se han cargado las referencias en 'Cartera Automática' (esto puede llevar unos segundos).
• Nota: Para desactivar la sincronización, ejecuta con permisos de administrador el archivo 'C:\StockFarmacia\Desinstalar.bat'

Configuración de Almacenes

Verás todos los almacenes disponibles en la herramienta. Edítalos para configurar:

- Credenciales -

• Orden de comprobación: Establece el orden en el que deseas que se comprueben los almacenes. Si hay stock en varios almacenes a la vez, puedes dar preferencia a uno en concreto.
• Usuario y contraseña: Introduce el usuario y la contraseña con los que accedes a la web del almacén. Por favor, verifica que estos datos sean correctos, ya que sin ellos no se podrá utilizar la herramienta. Si hay un error al acceder, aparecerá un mensaje en rojo para que puedas corregirlo.
• Importe mínimo: Define el importe mínimo que deben alcanzar los productos antes de confirmar el pedido. Puedes dejarlo en 0 para ignorar esta restricción si no te importa realizar pedidos de poco importe.
• Descuento medicamentos: Si el almacén ofrece un descuento por volumen de compra, indícalo aquí. Este se tendrá en cuenta a la hora de ordenar e ignorar esa referencia en otros almacenes. Aunque no sea exacto, ya que no se aplica a todos los productos, dará mejor resultado que no tenerlo en cuenta. Este descuento solo se aplica a productos con precio intervenido y que tengan asignada la tarifa genérica del proveedor.
• Distribuir pedido: Si necesitas balancear el pedido entre varios almacenes, puedes indicar el % del importe total del pedido que quieres asignar. Teniendo en cuenta la menor diferencia de precio posible, se balanceará el pedido para intentar cumplir el porcentaje asignado siempre que no se supere el importe 'Pérdida máxima' por unidad.
• Activo: Indica si deseas gestionar ese almacén o no acceder a este.
• Última ejecución: Muestra el tiempo que ha transcurrido desde la última vez que se revisaron las referencias en el almacén. Esta información es solo a modo informativo.

- General -

Esta configuración es general para todos los almacenes:

• Priorizar almacenes usando: Puedes elegir el orden de comprobación de los almacenes según te interese, ya sea por precio más económico o mediante el orden que has establecido en el almacén.
• Al detectar nuevas faltas, esperar: Establece los minutos de espera desde que se detecta una falta en el ERP hasta que se permite realizar un pedido automático. Este margen sirve para que, en caso de que al realizar un pedido por ERP te reboten las faltas, tengas tiempo de gestionarlo con otro almacén manualmente. Después de este tiempo, se buscarán existencias para realizar el pedido automáticamente.
• Recepción de pedido en domingo: Indica si la farmacia abre todos los días
• Cofares: Añadir referencias para saltar duplicados: Para tener más posibilidades de conseguir faltas, se pueden añadir referencias aleatorias de poco importe para evitar que se considere pedido duplicado y no se pueda gestionar.

- Reglas de precio -

Es importante conseguir el mejor precio de los productos, pero en el caso de que no haya existencias durante un período largo de tiempo, puede interesarte comprar el producto aunque tengas menos margen de beneficio. Para ello, puedes configurar las siguientes reglas de precios:

• Tipo: Indica si la regla se refiere a referencias de las que aún tienes stock en la farmacia o si no dispones de ninguna unidad.
• Tiempo: Horas que han pasado desde que se añadió la referencia. Es recomendable aceptar pagar precios más caros que ofrezcan otros almacenes para conseguir la referencia en lugar de seguir sin ella.
• Diferencia: Corresponde a la diferencia de precio en % y € respecto al precio que te ofrece el almacén más económico. Para gestionar correctamente las referencias de bajo coste, es recomendable configurar también una cantidad en €. Para que un precio más alto se permita, debe cumplir ambos criterios % y €, aunque puedes ignorar alguno de los parámetros estableciéndolo en 0 o permitir que se compruebe en todos los almacenes si ambos son 0.
• Demora: Retraso máximo permitido en la entrega del pedido.

- Pedido programado -

Los pedidos se iniciarán unos minutos antes de la hora programada, ajustándose todo lo posible con un margen de seguridad. Es necesario comprobar que se han generado correctamente, para, en caso de fallo, realizarlo de forma manual.

• Tipo: Días de la semana en los que se iniciará la programación.
• Carteras: Por lo general querrás que el pedido se realice de los productos de todas las carteras que tengas activadas, pero podría interesarte por ejemplo tener una programación independiente para 'Encargos'.
• Almacén: Indica si quieres hacer un pedido en todos los almacenes o en alguno concreto.
• Referencias: Cuando indicas un almacén, aquí puedes reflejar si quieres que se intenten pedir todas las referencias o solo las que son más económicas.
• Hora: El proceso comenzará unos minutos antes de la hora límite, dependiendo del número de referencias y almacenes que se necesiten comprobar.
• Ejecutar: Para situaciones excepcionales, puedes forzar que se lancen los pedidos en este momento con la programación actual.
• Separar por robot: Recupera las referencias que tienes asignadas en el ERP al robot de farmacia, para que se realice un pedido independiente y se tenga facilidad de identificar las cubetas para recargar el robot.
• Separar por parafarmacia: Realiza un pedido de las referencias con referencia inferior a 500000 para que se reciban en cubetas separadas del pedido general.
• Reducir duración: Es posible que el pedido se realice con unos minutos de anticipación a la hora de corte. Si lo activas, no se hará un pedido ajustado al último momento de las referencias que vendas mientras se gestiona la programación de pedidos.
• Activar programación: Al activarlo, se utilizan las horas de programación para realizar el pedido de las referencias que tengas permitidas en cartera.

Carteras

Una vez que tengas conectada la herramienta con el ERP, se cargarán todas las carteras que tienes disponibles y se habrá creado una nueva llamada 'STOCKFarmacia.com'. Refresca las carteras en ERP para poder verla.

Se establece una configuración por defecto, mediante la cual se revisará la cartera 'Ventas' para comprobar todas las referencias que hayan rebotado como faltas. El resto de referencias se revisarán sin realizar un pedido hasta que lo confirmes (más adelante explicaremos cómo).

A la cartera 'STOCKFarmacia.com' puedes enviar cualquier referencia que desees que la herramienta gestione de manera inmediata.

• Nombre: Nombre de la cartera en el ERP.
• Acción: Elige cómo tratar las referencias en esa cartera:
  • No usar: Ignora esta cartera.
  • Esperar confirmación: Espera a que manualmente confirmes en la web que se puede pedir cada referencia.
  • Confirmar todo: Intenta pedir las referencias en cuanto entran en cartera.
  • Confirmar faltas: Intenta pedir las referencias que se han intentado manualmente desde el ERP y a las que se ha asignado el motivo que las identifica como 'Falta'.
  • Solo programación: Mantiene las referencias en espera hasta que se inicie una programación.
• Almacén: Indica si deseas que las referencias de esta cartera se comprueben en todos los almacenes o en algunos concretos si esa cartera es específica para ellos.
• Priorizar: Por defecto se usa el método que has configurado en la página 'Almacenes' pero puedes indicar otro método diferente para escoger las referencias según el orden del almacén o el menor precio.
• Separar: Se realiza un pedido independiente para cada cartera que tenga la opción activada. Posteriormente se realiza el pedido completo con el resto de carteras.

Tarifas

Aquí se recogerán todos los proveedores que tienes registrados en el ERP y el almacén con el que están relacionados. Por defecto, ya aparecerán conectados si se ha podido identificar la relación, pero puedes editar el resto manualmente. Si no quieres que se utilice un proveedor, cambia 'Almacén' a 'Sin asignar'.

También se recogen las tarifas que tiene cada proveedor. Es importante que las tengas activadas para obtener los precios reales que te ofrece cada almacén, especialmente si tienes alguna tarifa personalizada con la que consigas mayores descuentos.

• Cambio de precio: Si realizas pedidos priorizando por precio más bajo, puede interesarte alterar los precios de algunas tarifas para aumentarlo o disminuirlo y que así cambie el almacén en el que primero se intenta pedir las referencias que la tengan asignada.
• Genérica: Marca la tarifa genérica de ese proveedor. Por lo general solo deberías activar una por cada almacén. Si tienes asignado un 'descuento para medicamentos' en el almacén, se tendrá en cuenta si la referencia usa esta tarifa.
• Activar: Se entiende que la tarifa relacionada con una referencia es la que le da el precio más bajo. Puedes desactivar las referencias que se deben ignorar.

Peticiones Automáticas

En esta página se cargarán todas las referencias que tengas en las carteras que has permitido que se revisen del ERP. La comunicación con el ERP se realiza cada poco tiempo, así que deberías ver una imagen exacta de los productos que necesitas pedir.

Los datos básicos son referencia, nombre y cantidad que deseas pedir, pero veamos a continuación la información adicional que la herramienta te proporciona:

• Confirmado: Verás tres estados posibles:
• Sí (verde): Son referencias que se están comprobando para hacer un pedido en cuanto el almacén tenga existencias disponibles. Pueden estar en este estado porque vengan de una cartera que has configurado como 'Confirmar todo', sean faltas o hayas pulsado en el tick para confirmar manualmente.
• No (rojo): Son referencias que no quieres que se gestionen con la herramienta y has pulsado en la x manualmente para indicarlo.
• Pendiente (amarillo): Son referencias que, aunque están en el ERP para hacer un pedido, no has indicado que se gestionen aún con la herramienta. Por ejemplo, roturas de stock, has añadido o cambiado manualmente esa referencia en la cartera o realizarás el pedido directamente al laboratorio.
• Stock actual: Muestra las unidades actuales que dispones para la venta en farmacia. Así puedes decidir mejor si te interesa acelerar la búsqueda de una referencia concreta.
• Filtro de precio: Por defecto, se utiliza la configuración de reglas de precios que vimos en el apartado 'Almacenes' para decidir si te interesa realizar el pedido en unos almacenes y no en otros según el precio que el almacén te ofrezca. Si quieres liberar la referencia para que se pueda pedir en todos los almacenes independientemente del precio al que lo puedas comprar, pulsa en la x para desactivarlo en esa referencia concreta.
• Check: Aparecerán los almacenes que tienes configurados en la herramienta y si existe esa referencia en ellos. En este ejemplo, vemos cómo 'Ácido bórico' no está disponible en Alliance, pero sí en Bidafarma. A su vez, también podemos ver el precio al que podemos comprar el producto en cada almacén. Este se mostrará en varios colores:
• Negro: El precio es coherente con el que aparece en la web.
• Verde: El precio es más económico que el que aparece en la web, por lo que quizás tengas algún acuerdo con ese almacén.
• Rojo: No se realizará el pedido en este almacén de momento, ya que el precio es más alto que en otros almacenes. Para tomar esta decisión se han utilizado las reglas de precios. Los almacenes ignorados se comprueban periódicamente para liberar la referencia según se haya configurado.
• Stock general: Aparecerán todos los almacenes en los que se ha comprobado que existe esta referencia, incluso aunque no los tengas configurados. Se muestra también el tiempo que llevan en el mismo estado. Si aparece coloreado, se indica que actualmente hay existencias para realizar el pedido; de lo contrario, la fecha hace referencia a la última vez que se detectaron existencias, ya que actualmente no hay.

Peticiones Manuales

Si no tienes la herramienta conectada con el ERP, puedes añadir las referencias o importar la lista de referencias para que se realice un pedido automático cuando haya existencias en el almacén. Puedes añadir unas notas si te resultan útiles a la hora de revisar el pedido.

• Check: Aparecerán los almacenes que tienes configurados en la herramienta y si existe esa referencia en ellos. A su vez, también podemos ver el precio al que podemos comprar el producto en cada almacén. Este se mostrará en varios colores:
• Negro: El precio es coherente con el que aparece en la web.
• Verde: El precio es más económico que el que aparece en la web, por lo que quizás tengas algún acuerdo con ese almacén.
• Rojo: No se realizará el pedido en este almacén de momento, ya que el precio es más alto que en otros almacenes. Para tomar esta decisión se han utilizado las reglas de precios. Los almacenes ignorados se comprueban periódicamente para liberar la referencia según se haya configurado.
• Stock general: Aparecerán todos los almacenes en los que se ha comprobado que existe esta referencia, incluso aunque no los tengas configurados. Se muestra también el tiempo que llevan en el mismo estado. Si aparece coloreado, se indica que actualmente hay existencias para realizar el pedido; de lo contrario, la fecha hace referencia a la última vez que se detectaron existencias, ya que actualmente no hay.

Revisión de Stock

Esta herramienta analiza tu histórico de ventas para proponerte los valores óptimos de stock mínimo y máximo de cada referencia, ayudándote a mantener un inventario equilibrado: ni roturas de stock por niveles demasiado bajos, ni inmovilizado por niveles demasiado altos. Si la herramienta está conectada con el ERP, podrás enviar los cambios aceptados directamente a él.

En la tabla verás, para cada referencia, el stock actual, los valores mínimo y máximo que tienes ahora y la propuesta calculada, junto con la diferencia y el porcentaje de variación, para que decidas con criterio.

• Configurar: Abre los parámetros del análisis:
• Periodo de análisis: Meses de histórico anteriores que se tienen en cuenta y meses futuros respecto al año anterior, para anticipar la estacionalidad.
• Ajuste por rotación: Define, según la rotación del producto (baja, media o alta), la estrategia a aplicar y los días de venta al mes y consecutivos que determinan en qué grupo encaja cada referencia.
• Tipo de ajustes (Factor): Multiplicadores que aplican un ajuste mínimo, medio o amplio sobre el stock mínimo y máximo calculado para afinar el resultado a tu manera de trabajar.
• Listas: Acceso directo para personalizar el comportamiento de cada referencia (confirmar, ignorar, anular o sustituir), tal y como se explica en el apartado "Listas".
• Confirmar / Ignorar / Poner a 0: Sobre cada referencia, o de forma masiva desde la cabecera, indicas si aceptas la propuesta, si quieres mantener tus valores actuales o si prefieres anularla.
• Histórico de Ventas ( Mañana + Tarde ): Aparece una cadena que indica las ventas realizadas por día y días con ventas consecutivas.
  Por ejemplo: 1|1+1+3+(1+2)+1|4|(1+2)|2 - Realizaste la venta de 1 unidad. Después durante 5 días seguidos vendiste 1, 1, 3, 3 (1 por la mañana y 2 por la tarde) y 1 unidad. Después de unos días vendiste 4 unidades. Etc...
• Enviar a ERP: Traslada al ERP los cambios de stock mínimo y máximo que hayas confirmado.
• Exportar: Descarga la propuesta en Excel para revisarla con detalle o compartirla.

Historial de Stock

Junto a cada referencia, puedes acceder al historial de stock de cada almacén para esa referencia. Esto te permitirá ver cuándo ha habido existencias disponibles y cuándo no, lo que puede ser útil para identificar patrones de disponibilidad y anticipar stock a tus necesidades.

Además, si tienes conectado el sincronizador con ERP, podrás ver la tarifa del proveedor que tiene asignado, pvf, pvp y precio web. Por último aparecerán los ajustes de precio que hayas podido configurar al almacén o tarifa.

Listas

Una forma flexible de personalizar el comportamiento de cada referencia es utilizar las listas. Selecciona el tipo de lista que te interesa y añade las referencias manualmente o de forma masiva mediante excel.

• Ignorar referencias: Aquí puedes añadir las referencias que no quieres que se pidan en un almacén concreto. Además, si has configurado las reglas de precios, se generarán automáticamente según el precio que tengas para cada almacén. En notas, puedes añadir cualquier comentario que te resulte útil o consultar la diferencia de precio que ha hecho que la referencia quede como ignorada.
• Permitir referencias: Fuerza que esa referencia se pueda pedir en el almacén, a pesar de que otras configuraciones no lo recomienden. Si estás seguro de que quieres pedir esa referencia en este almacén es una forma de asegurarlo.
• Separar pedido: Agrupa referencias para que se haga un pedido independiente de estas y poder recibirlas en cubetas separadas del resto. Si has activado 'Separar por robot', aparecerán automáticamente las referencias que tengas configuradas en el ERP, pudiendo añadir adicionales si lo necesitas.
• Revisión stock
  • Confirmar: Referencias que aceptas que se apliquen en el ERP los ajustes de stock mínimo y máximo.
  • Ignorar: No deseas que se modifiquen en el ERP y deseas mantener los actuales fijos o los cambiarás de forma manual.
  • Anular: Las que no deseas que se añadan a la cartera de forma automática. Siempre podrás incluirla de forma manual en la cartera del ERP o como encargos.
  • Sustituir referencias: Si por alguna promoción temporal, deseas que se pida una referencia concreta en lugar de las habituales, puedes indicarlo en esta lista para recoger todas las estadísticas de ventas y compras de la antigua y considerarla como si fuera la nueva. De forma automática también se añadirán en esta lista cuando se detecte esta situación al añadir la referencia en cartera del ERP cuando no estaba planificado que se hiciera un pedido de ella.

Productos Recurrentes

Si necesitas pedir una cantidad fija de ciertos productos de manera periódica, aquí puedes establecer la frecuencia con la que deseas que se añadan al listado de ‘Pedido de productos’. Esta funcionalidad te permite automatizar y simplificar el proceso de reposición de inventario, posibilitando que nunca te falten los productos esenciales.

Por ejemplo, supongamos que has configurado una cantidad de 20 unidades cada 3 días. El sistema intentará pedir la cantidad máxima posible en cada ocasión hasta alcanzar las 20 unidades que has especificado. Una vez transcurridos esos 3 días, independientemente de si se ha logrado obtener la cantidad completa o solo una parte, el sistema restablecerá automáticamente la cantidad a pedir a 20 unidades.

Esta característica es especialmente útil para gestionar productos de alta rotación o aquellos que son críticos para tu operación diaria. Al automatizar los pedidos, puedes reducir el riesgo de quedarte sin stock y mejorar la eficiencia de tu cadena de suministro. Además, te permite dedicar más tiempo a otras tareas importantes, sabiendo que el sistema se encarga de mantener tus niveles de inventario óptimos.

Pedidos

Cuando la herramienta consiga realizar un pedido en algún almacén, se mostrarán aquí los datos y podrás pulsar en la flecha para acceder al detalle de las referencias compradas.

Si la herramienta está conectada con el ERP, restará las unidades de la cartera correspondiente y creará un nuevo pedido cuyo protocolo será "StockFarmacia.com" para que puedas diferenciarlo de los pedidos que has gestionado por tu cuenta.

• Almacén: Proveedor al que se ha realizado el pedido.
• Fechas: Periodo en el que se ha realizado la comprobación.
• Revisados: Número de referencias comprobadas.
• Pedidos: Número de referencias distintas que se han conseguido comprar.
• Cantidad: Unidades que se han conseguido pedir. A veces, el almacén tiene más existencias pero las limita por usuario o día. Aunque se hayan podido comprar esas unidades, es posible que en el albarán te sirvan menos. Sin embargo, esto se escapa del control de la herramienta y es responsabilidad del almacén servir lo que te ha permitido pedir.
• Importe: Importe total por el que has comprado esas unidades.
• Intentos: Tiempo que le ha llevado a la herramienta conseguir unidades desde que añadiste la referencia en el ERP o cartera manual.
• Info: Si añadiste alguna nota en la cartera manual, se trasladará al pedido para que puedas identificarla.

Recepciones

Si tienes la herramienta conectada con el ERP, se detectará de forma automática cuando gestiones allí la recepción, obteniendo las unidades que has recibido e importe.

Si, por el contrario, estás gestionándolo con la cartera manual, aquí puedes cambiar las unidades que aparecen en el albarán de entrega del proveedor y pulsar en el tick naranja para confirmarlo.

Notificaciones

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